Trong hoạt động kinh doanh, việc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một quy trình quan trọng, không chỉ để ghi nhận doanh thu mà còn để tuân thủ các quy định về thuế. Tuy nhiên, không phải lúc nào khách hàng cũng có nhu cầu nhận hóa đơn, đặc biệt là trong các giao dịch nhỏ lẻ hoặc với khách hàng cá nhân. Điều này đặt ra thách thức cho doanh nghiệp trong việc xử lý hóa đơn GTGT khi khách hàng từ chối nhận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức xử lý các trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn GTGT, bao gồm cách ghi thông tin trên hóa đơn, quy trình kế toán và kê khai thuế, cũng như các lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.

1. Quy định về việc xuất hóa đơn VAT khi khách hàng không lấy hóa đơn

A. Đối với giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng

Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn phải phát hành hóa đơn cho mỗi lần bán hàng hay cung cấp dịch vụ trị giá từ 200.000 đồng, kể cả khi:

• Khách hàng từ chối nhận hóa đơn

• Khách hàng không cung cấp mã số thuế

• Khách hàng không cung cấp thông tin cá nhân

Điều này có nghĩa là bất kể thái độ của người mua, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm xuất hóa đơn cho mọi giao dịch từ 200.000 đồng trở lên.

B. Đối với giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng

Thông tư 153/2010/TT-BTC đưa ra hướng dẫn như sau:

• Không bắt buộc xuất hóa đơn riêng cho từng giao dịch dưới 200.000 đồng (trừ khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn)

• Vào cuối ngày kinh doanh, đơn vị bán hàng cần tổng hợp các giao dịch nhỏ lẻ và lập một hóa đơn VAT chung, kèm theo bảng kê chi tiết

Như vậy, với các giao dịch nhỏ dưới 200.000 đồng, doanh nghiệp được phép linh hoạt hơn trong việc xuất hóa đơn, miễn là vẫn đảm bảo việc ghi nhận đầy đủ doanh thu vào cuối ngày.

2. Xử lý hóa đơn khi khách hàng hủy dịch vụ sau khi đã tạm ứng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc phát hành hóa đơn cho dịch vụ được quy định như sau:

• Thông thường, hóa đơn được lập khi dịch vụ hoàn tất, không phụ thuộc vào việc đã nhận thanh toán hay chưa.

• Tuy nhiên, nếu khách hàng thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm nhận tiền.

Trong trường hợp dịch vụ bị hủy sau khi đã thu tiền và lập hóa đơn, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn như sau:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ cần tiến hành hủy bỏ hóa đơn đã phát hành.

• Sau đó, gửi thông báo về việc hủy hóa đơn tới cơ quan thuế, sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT.

Tóm lại, doanh nghiệp có trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT trong hầu hết các trường hợp bán hàng và cung cấp dịch vụ, kể cả khi khách hàng không yêu cầu. Chỉ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định mới được miễn xuất hóa đơn. Trong tình huống dịch vụ bị hủy sau khi đã lập hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn và thông báo cho cơ quan thuế.

3. Hướng dẫn xử lý khi khách hàng không lấy hóa đơn

3.1 Quy trình lập hóa đơn:

Khi phát hành hóa đơn GTGT trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, cần lưu ý:

• Phần "Tên người mua hàng": Ghi chú rõ "Người mua không lấy hóa đơn" hoặc có thể dùng cụm từ "Khách lẻ không lấy hóa đơn".

• Phần "Địa chỉ": Không cần điền thông tin, có thể để trống.

3.2 Quy trình kế toán và kê khai thuế:

Đối với các hóa đơn được lập trong tình huống này, doanh nghiệp vẫn tiến hành:

• Hạch toán kế toán như bình thường

• Kê khai thuế GTGT tương tự như các hóa đơn thông thường khác

Điều này có nghĩa là mặc dù khách hàng không nhận hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy trình kế toán và nghĩa vụ thuế liên quan đến giao dịch đó. Việc này đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tuân thủ các quy định về thuế.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi người mua không lấy hóa đơn GTGT, hy vọng có thể giúp Quý doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy định tranh vướng những rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động kinh doanh.