Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh, đóng vai trò như bằng chứng giao dịch và cơ sở để tính toán thuế giá trị gia tăng (GTGT). Việc hiểu rõ về hóa đơn GTGT và tuân thủ đúng các quy định liên quan là rất cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra một cách minh bạch và hợp pháp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về hóa đơn GTGT, từ khái niệm cơ bản đến các quy định cụ thể, giúp bạn dễ dàng nắm bắt và áp dụng vào thực tế kinh doanh.

I. Hóa đơn là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.  

II. Thế nào là hóa đơn hợp lệ? 

Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy định tại pháp luật. Theo đó, một hóa đơn GTGT hợp lệ phải bao gồm các yếu tố sau:

1. Thông tin về bên giao dịch:

   • Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký hoặc chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử).

   • Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), chữ ký hoặc chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử).

2. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:

   • Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết, rõ ràng về hàng hóa hoặc dịch vụ được giao dịch.

   • Số lượng: Số lượng cụ thể của hàng hóa hoặc dịch vụ.

   • Đơn vị tính: Đơn vị tính của hàng hóa hoặc dịch vụ (ví dụ: mét, lít, kg).

   • Đơn giá: Giá bán của một đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ.

   • Thành tiền: Tổng giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ trước thuế.

3. Thông tin về thuế GTGT:

   • Thuế suất: Thuế suất áp dụng cho loại hàng hóa, dịch vụ đó (ví dụ: 10%, 5%).

   • Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế GTGT phải nộp.

   • Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền người mua phải thanh toán, bao gồm cả tiền hàng và thuế GTGT.

4. Thông tin khác:

   • Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn phải có một số duy nhất để phân biệt.

   • Ngày lập hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được lập.

   • Ký hiệu hóa đơn: Mã số hoặc ký hiệu đặc trưng của loại hóa đơn.

   • Mẫu số hóa đơn: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp.

   • Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử, mã của cơ quan thuế có thẩm quyền.

   • Tên liên hóa đơn: Chỉ rõ liên 1, liên 2, liên 3 của hóa đơn (nếu có).

   • Phí, lệ phí: Nếu có các khoản phí, lệ phí khác phải ghi rõ.

   • Chiết khấu thương mại, khuyến mại: Nếu có các chương trình khuyến mãi, chiết khấu phải ghi rõ.

Lưu ý:

• Hóa đơn điện tử: Ngoài các thông tin trên, hóa đơn điện tử còn phải có chữ ký số của người lập hóa đơn để đảm bảo tính xác thực và bảo mật.

• Ngôn ngữ: Hóa đơn có thể được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, nhưng các thông tin bắt buộc phải được dịch sang tiếng Việt.

• Tiền tệ: Hóa đơn phải ghi rõ loại tiền tệ sử dụng (ví dụ: đồng Việt Nam).

III. Các quy định về xuất hóa đơn GTGT

1.  Trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn GTGT 

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi tổ chức, cá nhân khi tiến hành giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn và giao cho người mua. Điều này bao gồm cả các trường hợp:

• Bán hàng hóa, dịch vụ thông thường: Áp dụng cho tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

• Hàng hóa, dịch vụ dùng cho mục đích khuyến mãi, quảng cáo: Ngay cả khi hàng hóa, dịch vụ được tặng miễn phí, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn.

• Hàng mẫu: Hàng mẫu cung cấp cho khách hàng để tham khảo cũng phải có hóa đơn.

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương: Các giao dịch này đều phải có hóa đơn đi kèm.

Ngoại lệ: Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất không bắt buộc phải xuất hóa đơn.

2. Trường hợp không phải xuất hóa đơn GTGT

Một số trường hợp cụ thể không yêu cầu phải xuất hóa đơn, bao gồm:

• Hàng hóa giao ký gửi đại lý: Khi doanh nghiệp gửi hàng hóa cho đại lý để bán, không cần xuất hóa đơn ngay từ đầu.

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ: Hàng hóa di chuyển giữa các đơn vị thành viên trong cùng một doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn.

• Các khoản thu không liên quan đến bán hàng, dịch vụ: Ví dụ: tiền bồi thường, tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải,...

• Tài sản cố định tự sản xuất: Doanh nghiệp tự sản xuất tài sản cố định để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì không cần xuất hóa đơn cho chính mình.

IV. Đối với hóa đơn mua vào, hóa đơn đầu vào

Hóa đơn mua vào là chứng từ ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí, kê khai thuế và khấu trừ thuế GTGT.

1. Trường hợp hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên:

• Hình thức thanh toán:

  • Bắt buộc chuyển khoản: Đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.

  • Mục đích: Việc bắt buộc chuyển khoản nhằm hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát và quản lý dòng tiền.

• Khấu trừ thuế GTGT:

  • Điều kiện: Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản chi phí đó.

  • Ưu điểm: Việc khấu trừ thuế GTGT giúp giảm thiểu gánh nặng thuế cho doanh nghiệp.

2.Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với tài sản cố định (TSCĐ)

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với TSCĐ có những quy định riêng biệt nhằm đảm bảo tính công bằng và hợp lý.

• Các trường hợp không được khấu trừ:

  • TSCĐ dùng cho mục đích quốc phòng, an ninh.

  • TSCĐ của các tổ chức tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, y tế, giáo dục.

  • Tàu bay, du thuyền không dùng cho mục đích kinh doanh vận tải.

  • Ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở lên (trừ ô tô kinh doanh vận tải) có giá trị trên 1,6 tỷ đồng.

• Nguyên tắc chung: Thuế GTGT của TSCĐ chỉ được khấu trừ khi TSCĐ đó được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

3. Các vấn đề khác liên quan đến hóa đơn đầu vào

• Hóa đơn bị mất, hư hỏng: Trong trường hợp hóa đơn bị mất, hư hỏng, doanh nghiệp cần lập biên bản và thông báo đến cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý.

• Hóa đơn không hợp lệ: Nếu hóa đơn không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và có thể bị xử phạt.

• Thời hạn lưu trữ hóa đơn: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn GTGT đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ.

Nếu còn vướng mắc vấn đề khác liên quan đến hóa đơn, hãy liên hệ chúng tôi để tư vấn miễn phí