Chào các bạn! Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp gặp phải, nên hãy cùng đi qua từng bước một cách đơn giản nhé!
1. Những nguyên tắc cơ bản cần nhớ:
- Khi phát hiện sai sót, bạn có thể thông báo cho cơ quan thuế bất cứ lúc nào, nhưng nhớ là phải trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
- Khi điều chỉnh, ghi rõ tăng hay giảm bằng dấu cộng hoặc trừ.
- Nếu đã điều chỉnh một lần rồi mà vẫn sai, lần sau cứ làm giống như lần đầu.
2. Xử lý theo từng trường hợp cụ thể:
a) Bạn tự phát hiện sai sót trước khi gửi cho khách hàng:
Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập
- Vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng "Hủy hóa đơn".
- Nhập lý do hủy.
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế
- Lập thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Gửi thông báo đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử hoặc phần mềm hóa đơn.
Bước 3: Lập hóa đơn mới
- Tạo hóa đơn mới với thông tin chính xác.
- Gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu dùng hóa đơn có mã).
Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho khách hàng
b) Hóa đơn đã gửi cho khách hàng mới phát hiện sai:
Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ của khách hàng:
Bước 1: Thông báo cho khách hàng về sai sót
- Gửi email hoặc văn bản thông báo.
Bước 2: Lập thông báo gửi cơ quan thuế
- Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Giải trình rõ lý do sai sót.
Bước 3: Gửi kết quả đã thông báo cho khách hàng
Nếu sai thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất):
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Tạo hóa đơn mới, ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày...".
- Ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm).
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế
- Lập thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Gửi thông báo qua cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng
Phương án 2: Hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới
Bước 1: Hủy hóa đơn cũ
- Thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế
- Tạo hóa đơn mới, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn số... ngày...".
Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế
- Lập thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 4: Gửi hóa đơn mới cho khách hàng
c) Cơ quan thuế phát hiện sai sót:
Bước 1: Nhận thông báo từ cơ quan thuế
- Kiểm tra email để nhận thông báo theo mẫu 01/TB-RSĐT.
Bước 2: Kiểm tra và phản hồi
- Xem xét sai sót được nêu.
- Lập thông báo phản hồi theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 3: Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế
- Làm theo hướng dẫn ở phần b) tùy theo mức độ sai sót.
3. Một số lưu ý quan trọng:
- Với hóa đơn giấy cũ sai sót (trước khi chuyển sang điện tử): Bắt buộc lập hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn không có số hiệu mà sai: Chỉ cần điều chỉnh, không cần thay thế.
- Hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh lại sai: Làm lại như lần đầu.
- Khi kê khai thuế: Kê theo kỳ lập hóa đơn mới, không phải kỳ của hóa đơn gốc.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp các bạn xử lý hóa đơn điện tử sai sót dễ dàng hơn. Nếu còn thắc mắc gì, đừng ngại hỏi nhé! Chúc các bạn làm việc hiệu quả và ít gặp sai sót!
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế điện tử đơn giản nhất cho người mới
.png)
.png)
